Às 8h15, antes mesmo de começar aquilo que havia planejado, um gestor recebeu uma mensagem informando que um cliente precisava de uma resposta urgente. Enquanto resolvia o assunto, alguém da equipe apareceu com uma dúvida sobre uma proposta e, poucos minutos depois, uma reunião foi antecipada porque surgiu um problema operacional. Quando finalmente conseguiu abrir o planejamento que pretendia revisar naquela manhã, já passava das 11 horas e havia outras mensagens esperando por ele.
Ao final do dia, a sensação era contraditória. Ele havia trabalhado intensamente, tomado dezenas de pequenas decisões e resolvido problemas importantes, mas aquilo que havia definido como prioridade continuava praticamente intocado. O mais preocupante é que esse não era um dia excepcional; com pequenas variações, aquela história se repetia havia meses.
Quando isso acontece continuamente, é fácil concluir que o problema está na quantidade de trabalho. Em muitos casos, porém, existe uma questão anterior: o líder deixou de decidir conscientemente onde colocar sua atenção e passou a entregá-la para aquilo que chega primeiro, pressiona mais ou produz maior sensação de urgência. A agenda permanece cheia, mas já não representa necessariamente suas prioridades.
Greg McKeown, ao discutir o essencialismo, ajuda a compreender esse comportamento ao propor que escolhas verdadeiras exigem reconhecer que não podemos tratar todas as oportunidades e demandas como igualmente importantes. A contribuição dessa ideia para quem lidera não está simplesmente em fazer menos coisas, mas em compreender que priorizar significa aceitar conscientemente que algumas atividades receberão atenção enquanto outras precisarão esperar, ser delegadas ou até eliminadas.
Esse é um exercício de autoliderança porque muitas urgências encontram espaço em nossa rotina não apenas porque alguém as criou, mas porque nós permitimos que entrassem. Responder imediatamente pode transmitir eficiência, participar de todas as decisões pode reforçar nossa importância e resolver pessoalmente um problema pode ser mais confortável do que desenvolver alguém para resolvê-lo. Aos poucos, comportamentos aparentemente produtivos constroem exatamente a rotina da qual depois reclamamos.
Há uma sabedoria antiga que conversa diretamente com essa realidade. Em Provérbios 21:5 encontramos: “Os planos do diligente conduzem à abundância, mas todo precipitado acaba na necessidade.” A passagem estabelece uma diferença importante entre agir com direção e simplesmente agir depressa. Aplicada à liderança, ela nos lembra que velocidade não substitui clareza e que uma agenda movimentada não significa necessariamente uma agenda orientada para resultados.
O problema se torna ainda mais evidente quando determinadas urgências começam a se repetir. Se toda semana o mesmo tipo de situação exige sua intervenção, talvez você já não esteja diante de um imprevisto, mas de um processo que não foi corrigido, uma responsabilidade que continua mal definida, uma pessoa que ainda não recebeu autonomia ou uma decisão estrutural que vem sendo adiada. Resolver o episódio pode aliviar o problema daquele momento, mas não altera aquilo que continuará produzindo novos episódios.
Por isso, uma análise interessante da própria liderança pode começar olhando para a agenda dos últimos dias e perguntando não apenas onde o tempo foi gasto, mas por que determinadas atividades chegaram até você. Algumas realmente exigiam sua presença, enquanto outras poderiam ter sido delegadas ou evitadas caso existissem critérios mais claros. Essa diferença ajuda a perceber quanto do caos é inevitável e quanto está sendo produzido pela maneira como você lidera.
O gestor daquela manhã provavelmente continuará recebendo mensagens, enfrentando imprevistos e precisando mudar alguns planos, porque liderança não acontece em um ambiente perfeitamente controlado. A mudança começa quando ele deixa de aceitar que qualquer urgência tenha automaticamente o direito de comandar sua atenção e passa a proteger deliberadamente aquilo que realmente precisa avançar.
Talvez liderar com menos caos não signifique ter uma agenda mais vazia, mas uma agenda mais consciente. Afinal, quando você não escolhe o que merece sua atenção, alguém, alguma mensagem ou alguma urgência certamente escolherá por você.
Fernando Morais dos Reis é autor do livro Lidere sua vida com menos caos e mais resultados, entrevistador do programa Empreende ABC, às segundas-feiras, às 20h, na Rádio ABC 81,9 FM, e mentor para quem busca assumir o controle dos próprios resultados. Linkedin: @fermoraisreis.